Рассмотрим основные ошибки, которые могут возникать при заполнении документа «Отражение начислений в регламентированном учете» в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, ред. 3.0
В справочнике «Услуги» для услуги не выбрана номенклатура. Сумма не будет учтена
Табличная часть документа заполняется по всем начисленным услугам, для которых заполнен реквизит «Номенклатура» (из справочника «Номенклатура»):
Если при проведении начислений реквизит «Услуга» не был заполнен, необходимо указать номенклатуру и перепровести документ «Начисление услуг» за период.
Отраженная сумма не совпадает с начисленной
После начислений за период в отчете «Сводная ведомость» видим начисленную сумму:
При создании документа «Отражение начислений в регламентированном учете» сумма не совпадает с начисленной:
Документ «Отражение начислений в регламентированном учете» заполняется нарастающим итогом. Если сумма в бухгалтерском учете отличается от фактически начисленной, необходимо проверить, были ли проведены документы отражения за прошлые периоды.
В данном примере сумма отражения удвоилась, так как за сентябрь 2015 года документ «Отражение начислений в регламентированном учете» не был заполнен. В подобных случаях рекомендуется проверить, по каким услугам суммы начислений не совпадают и при необходимости перезаполнить отражение начислений за прошлые периоды.Также для оперативной проверки можно использовать регистр накопления «Начисление для отражения в регл учете» (пункт меню «Все функции – Регистры накопления – Начисление для отражения в регл учете):
В регистре можно установить отбор, например, по договору контрагента, и посмотреть, какие суммы были отражены в регламентированном учете, а какие нет. В данном примере мы видим, что за сентябрь 2015 года начисления по услугам «Антенна» на сумму 955 рублей не были отражены:
В данном случае необходимо сначала создать документ «Отражение начислений в регламентированном учете» за сентябрь 2015 года, а затем за октябрь 2015 года.
Не заполнен счет дебета
Данная ошибка возникает в том случае, если в регистре сведений «Счета учета расчетов с контрагентами» не заполнен счет расчетов с покупателем (пункт меню «Справочники – Покупки и продажи – Счета расчетов с контрагентами»):
Не заполнен счет кредита
Данная ошибка возникает в том случае, если не заполнен счета учета услуги (пункт меню «Справочники – Товары и услуги – Счета учета номенклатуры»). При этом выбор счета зависит от настроек учетной политики ЖКХ на закладке «Регламентированный учет»:
В качестве счета учета услуги могут быть выбраны счет учета номенклатуры либо счет учета доходов от реализации:
Не заполняется номенклатурная группа или заполняется неправильно
Номенклатурная группа в документе «Отражение начислений в регламентированном учете» заполняется на основании указанной «Номенклатурной группы» в следующих справочниках:
В справочнике «Здания, сооружения»:
В папке, в которой находится здание:
В справочнике «Номенклатура». При этом можно использовать номенклатурную группу для каждой услуги:
Если в «Номенклатуре» указана одна группа, а в «Отражение начислений в регламентированном учете» попадает другая, значит нужно смотреть, какие группы указаны в справочнике «Здания, сооружения» и в папке здания.
Порядок заполнения «Номенклатурной группы» в документе «Отражение начислений в регламентированном учете» следующий:
- Смотрим в справочнике «Здания, сооружения». Если в справочнике номенклатурная группа указана, то в документ будет попадать она.
- Если в справочнике «Здания, сооружения» не заполнена номенклатурная группа, то берется из папки, в которой находится здание.
- Если в папке здания номенклатурная группа не указана, то берется из самой «Номенклатуры».
Не заполнено подразделение затрат в параметрах документов отражения
Ошибка возникает при попытке сформировать документ «Акт об оказании производственных услуг» на основании документа «Отражение начислений в регламентированном учете», если на закладке «Параметры документов» не заполнен реквизит «Подразделение затрат»:
Не совпадают суммы оперативного и регламентированного учета
Если суммы в оперативном и регламентированном учете не совпадают, данные в табличной части документа будут выделены красным цветом. В этом случае рекомендуется проверить документ «Реализация товаров и услуг». Возможна ситуация, когда суммы были изменены вручную после проведения реализации.
Не совпадают суммы при отражении начислений типовыми документами
Рассмотрим следующий пример: за сентябрь 2015 года провели документ «Отражение начислений в регламентированном учете» (типовыми документами). При этом документы «Реализация товаров и услуг» создавали отдельно. То есть фактически колонка «Документ» в отражении начислений осталась незаполненной:
Далее заполнили документ отражения за октябрь 2015 года, начисления за период не были произведены. При этом при отражении начислений сумма 955 рублей попала в табличную часть повторно:
Подобная ситуация возникла, потому что документы «Реализация товаров и услуг» не были созданы на основании документа «Отражение начислений в регламентированном учете». Созданные вручную документы реализации в подобных случаях рекомендуется удалить и создать их повторно непосредственно из документа отражения по кнопке «Документы – Сформировать документы»:
Не получается заполнить документ
При отражении начислений может возникнуть ситуация, что документ нельзя заполнить:
Для заполнения документа «Отражение начислений в регламентированном учете» необходимо в учетной политике установить флажок «Отражать начисления в регламентированном учете»:
После включения данной функции нужно перепровести документы начисления услуг (пункт меню «Начисления услуг – Начисления – Начисление услуг»), чтобы провести движения по документам для отражения в бухгалтерском учете:
После перепроведения документа «Начисление услуг», должны появиться движения по регистру «Начисление для отражения в регл учете». Проверить их можно, нажав на кнопку «Показать проводки и другие движения документа»
Кроме документов «Начисление услуг» нужно перепровести и другие документы, которые нужно отразить в бухгалтерском учете.
Например:
- Корректировка начислений;
- Начисление пени;
- Расчет льгот;
- Ввод фактических затрат;
- Другие.
После перепроведения необходимо заполнить документ «Отражение начислений в регламентированном учете»:
В программе имеется несколько способов проверки правильности заполнения документа по итоговой сумме начислений.
При формировании отчета «Начисления для отражения в учете» (пункт меню «Регламентные операции – Отчеты – Начисления для отражения в учете»), в него попадут все суммы, которые предназначены для отражения в учете на текущую дату. Нужно сравнить итоговую сумму начислений в отчете с суммой начислений в документе:
Данные по начислениям можно проверять также в бухгалтерском учете в меню «Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Сравнить нужно с итоговой суммой по дебету:
Нужно иметь в виду, что в отчете выводятся не только контрагенты-жильцы, но и другие контрагенты. Поэтому контрагентов-жильцов можно заранее сгруппировать в отдельной папке и в отчете установить отбор по этой папке.
Если взаиморасчеты с контрагентами ведутся на разных счетах, суммы нужно проверять по нескольким счетам.